Eventos Virtuales – ¿Qué es? Tipos, Ejemplos, Ventajas y Beneficios

eventos virtuales ejemplos empresariales exitosos

La realidad durante los años ha cambiado mucho, sobre todo desde la llegada del coronavirus, el cual empezó de cierta manera una epidemia que “paralizo” el mundo, tanto así que es reconocido a nivel mundial que muchos países, estados, marcas y empresas tuvieron una gran caída de ventas, ganancias y popularidad. Lo que ha decir verdad fue una de las tantas noticias desafortunadas que trajo consigo.

Durante y posteriormente al COVID, muchas marcas y compañías grandes de vieron en necesidad de avanzar y luchar contra aquellas malas noticias, en busca de como progresar juntos desde la distancia. Y algo que ha sido de suma ventaja y ayuda es la tecnología, que con el debido paso del tiempo también ha evolucionado y conseguido ser un derecho para cada individuo.

Todo lo que hemos comentado y expresado tiene relación fundamental con un elemento del cual hablaremos y profundaremos de muchas maneras, hablamos de los eventos virtuales para empresas, este fenómeno que adquirió popularidad debido al momento que pasaba el mundo entero. Además de ser una herramienta y método eficiente, practico y del cual se pueden sacar muchos beneficios.

Los eventos virtuales son una forma estupenda de que las marcas promocionen sus productos y servicios de forma accesible y rentable. A medida que la popularidad de los eventos virtuales sigue creciendo, el número de opciones disponibles también se ha disparado. Esto puede suponer un reto para las marcas a la hora de planificar un evento que tenga el mayor impacto posible. Para ayudarle a evitar los errores más comunes y a crear un evento virtual de éxito, hemos resumido nuestros 3 principales consejos para organizar eventos virtuales de éxito. Siga leyendo para saber más.

Índice del Articulo

¿Qué son los eventos virtuales?

que son eventos virtuales

Un evento virtual se puede definir como una reunión que tiene lugar en un espacio virtual en la red, en lugar de una ubicación física aun que tambien existen los eventos hibridos los cuales te explicaremos más adelante.

No cabe duda de que la tecnología ha llegado para quedarse, sobre todo en tiempos actuales, donde la movilidad de las masas se ha visto disminuido de forma drástica. Es así como han empezado a surgir en diferentes partes del mundo los llamados eventos virtuales, los cuales brindan una excelente oportunidad a las empresas para proyectar todo tipo de eventos. Entre los cuales se pueden encontrar: Conferencias, mesas de negociación y presentaciones de proyectos.

Los eventos virtuales son actividades que comprenden en su totalidad el uso de la tecnología. Ya que para poder acceder a uno de estos eventos es indispensable la utilización de teléfonos inteligentes y ordenadores. Para la realización de estos eventos es de gran importancia contar con una velocidad de internet fija, para ayudar a que el evento se ejecute con total normalidad y así no afectar la comunicación de los participantes.

Debido a que este es un concepto nuevo para muchas personas es fácil confundirlo con las típicas reuniones virtuales entre amigos. Pero existe una gran diferencia entre estos dos tipos de eventos. Para que se pueda llamar evento virtual es de suma importancia que este cumpla ciertos parámetros, como: Poseer una apertura, temas puntuales a tratar, objetivos del evento, elementos dinámicos y por último debe de tener una conclusión acompañada de un cierre.

Entonces, ¿Qué es un evento virtual?

Los eventos virtuales pueden variar ampliamente, desde un seminario web en video de una hora hasta una conferencia en línea de varios días. Estos eventos pueden transmitirse en vivo o  ser pre grabados. Pueden estar centrados en el entretenimiento, como un festival de música o un evento deportivo, o pueden estar orientados a los negocios, como el lanzamiento de un equipo de ventas o un evento de networking de la industria.

Si bien estos eventos pueden abarcar muchas situaciones y alcances diferentes, lo más importante es que deben involucrar a su audiencia. Los mejores eventos virtuales recrean las conexiones compartidas de sus experiencias presenciales equivalentes.

Los eventos virtuales, como bien señala su nombre son eventos que pueden tener cualquier tipo de temática. Dichos eventos al ser virtuales están realizados a través de una plataforma digital que cumple con las herramientas que reunir a cierta cantidad de personas para que estas interactúen, conversen y mucho más.

Todo esto puede ser posible a través de la distancia, es decir, no es de relevancia el dónde te ubiques geográficamente, pues a través de un evento virtual puedes lograr reunirte, hacer audiencias, transmisiones en directo, hacer networking. Todo ello a través de formatos interactivos, este tipo de eventos suele ser usado en su mayoría por empresas y compañías.

¿Dónde nacen los eventos virtuales?

La primera instancia documentada de un evento virtual fue una feria comercial virtual organizada en 1993. Desde entonces, las empresas han experimentado con organizarlos para aumentar la participación entre sus audiencias, clientes y posibles clientes potenciales. Con el tiempo, han demostrado ser una herramienta profesional muy útil.

Los eventos virtuales experimentaron un auge durante la Gran Recesión, cuando las empresas se dieron cuenta de que ofrecían una forma asequible y accesible de interactuar con sus clientes. Los finales de la década de 2000 y principios de la de 2010 también coincidieron con el auge de los teléfonos inteligentes y las redes sociales. Mucha más gente estaba en línea que nunca antes, lo que generó audiencias potenciales más grandes y un mayor interés en estos espacios en línea.

Los eventos virtuales encontraron otra ola de éxito más grande y más reciente debido a la pandemia de coronavirus. Para ayudar a mantener a las personas seguras, muchos eventos en vivo se pospusieron o cancelaron, y muchas empresas optaron por trasladar sus eventos en línea. Los eventos en línea reemplazaron muchos eventos en vivo que se planearon a lo largo de 2020, y sus éxitos hicieron que la opción pareciera viable.

Esta vez, las personas también estaban equipadas con tecnología más colaborativa, como Zoom o Microsoft Teams, que hizo que las videollamadas y los chats grupales fueran más fáciles que nunca. La combinación de una mayor tecnología y una situación sin precedentes resultó ser un entorno perfecto para que florecieran los eventos virtuales.

¿Cómo hacer eventos virtuales?

Si estas en la duda de como hacer eventos virtuales y que estos sean exitosos, entonces continúa leyendo, esto debido a que daremos 3 pautas, consejos o reglas que te harán tener un evento virtual correcto.

  • Antes del evento virtual

La mejor manera de empezar a planificar tu evento virtual es tener muy en claro acerca de que se tratara; que temas tocara y por supuesto cual es su utilidad, todo esto es necesario para así arrancar desde un concepto y lluvia de ideas. Seguido de esto la elaboración seguirá creciendo, un ejemplo de ello es saber quiénes participarán en tu evento, cuáles serán tus herramientas y plataformas digitales para llevar a cabo todo ello.

  • Los softwares y el día de la realización

Una clave que podemos darte a conocer es ser interactivo y distinto, si quieres que tu evento sea uno de esos eventos virtuales exitosos entonces debes presentar tu contenido de manera creativa, dinámica, sea a nivel visual, en audio o una mezcla de ambos, es decir; audiovisual. Otro consejo a tomar es hacer sentir a los participantes en confianza y comodidad.

Acerca de los softwares, la verdad es que hay muchos para este tipo de reuniones, algunos ejemplos mas usados y recomendados por experiencia es la plataforma digital Zoom, este cuenta con la capacidad de tener características varias, herramientas y demás. A su vez, Vimeo es una herramienta muy popular debido a su calidad de video, audio, de asistentes ilimitados acompañado de grabación.

Definición de Eventos virtuales

La definición de un evento virtual es lo contrario de un evento presencial, donde el evento virtual puede ocurrir a través de herramientas y plataformas digitales para reunir un grupo ilimitado de personas, este evento suele tener una especificación del porque este hecho. Al ser virtual no es necesario que todos los integrantes estén ubicados en el mismo lugar.

¿Cómo se desarrollan los eventos virtuales?

Desarrollar un evento virtual no ocurre de una manera fácil, esta requiere de organización, ideas, conceptos, herramientas necesarias y por supuesto conocimiento de lo que se quiere realizar a través de un evento de esta magnitud. Por ello daremos una breve lista de pasos a hacer para desarrollar un evento virtual.

  • Determinación y definición

Este paso se basa en identificar tu objetivo conjunto a tu evento, tanto las ventajas, desventajas y que quieres dejar por entendido a través del evento, desde plasmar a través de palabras como de hechos.

  • Ten en presencia el trayecto

Al ser un evento virtual tienes la capacidad de tener los participantes que desees, desde cantidad hasta quienes, por selección personal, por ello dependiendo de tu alcance es necesario que pienses en la mayor posibilidad de que las personas sean añadidas a tu proyecto.

  • El equipo necesario

Para esta etapa necesitaras contar con un equipo adecuado para tu evento, tanto por su capacidad, velocidad, funcionalidad, y calidad en audio o video. Todo ello para que la reunión este realizada de la mejor manera. Seguido de esto, una plataforma que cumpla con tus requisitos y herramientas.

  • El contenido y sus características

Antes de hablar sobre el contenido, las características van antes de ello, De manera que debe estar pautado una hora exacta, lugar y facilidad para que las personas puedan unirse al evento. Ahora bien, el contenido debe ser mostrado como un atractivo, esto para adquirir la atención de los participantes lo ante posible y así continuar con el plan de contenido.

  • Haz publicidad acerca del evento

La publicidad acerca del evento es esencial, esto ayudará a expender y correr la voz a través de internet, lo que puede llamar la atención de un asistente que quiera participar, esto generará mas audiencia y posibles patrocinadores.

  • Ensayo y error

Para explicar de mejor manera este punto, es necesario que sepas que antes de empezar el evento virtual debes probar todo aquello que sientas que necesite una prueba, para ello haz pruebas tanto de sonido, contenido audiovisual, imágenes y demás. Y así a través de estos pasos serás capaz de como organizar un evento virtual.

¿Por qué organizar un evento virtual?

Existen múltiples razones para organizar un evento virtual, una de las principales es que puede ayudar a la empresa para captar nueva clientela o para dar la bienvenida a un producto. Además que una de las bondades de la tecnología es poder comunicarse con gente en todo el mundo, lo que puede representar un mayor alcance. Y sobre todo que un mayor público pueda acceder de manera fácil a los eventos.

Cabe destacar que una de las razones por las que son tan populares los eventos virtuales es debido a su bajo costo. Ya que para presentarse a estos eventos es necesario solamente un dispositivo inteligente que cuente con la plataforma para la reunión y una buena conexión a internet. Evitando así costos de transporte, hospedaje, salones de eventos, buffets y catering.

Organizar un evento virtual exitoso hará que los clientes se sientan compenetrados con el proyecto que se presenta. Ya que para ellos es muy importante conocer los pasos que está siguiendo la empresa, además de sentir orgullo por ser parte de estas innovadoras presentaciones. Pues en muchos casos se presenta una sección de preguntas y respuestas abierta al público, los cuales disfrutan de participar en estas temáticas aparte de recibir las respuestas a sus interrogantes.

Organizar un evento virtual siempre es importante para mantener buenas relaciones dentro de una empresa, además en las empresas donde sus trabajadores tienen que viajar constantemente no es fácil coordinar un evento presencial.

Cabe destacar que en los últimos tiempos los eventos virtuales han ganado mucha fuerza debido a la pandemia que ha aquejado a todos los países, por lo que siempre hay buenas razones para organizar un evento virtual.

Eventos virtuales para empresas

Existen muchos eventos virtuales ideales para empresas, sin embargo, si aun no tienes idea de alguno que pueda ser perfecto para la tuya, aquí te dejaremos unas cuantas opciones que de seguro te serán útiles.

  • Conferencias virtuales
  • Reuniones con equipos remotos
  • Aulas virtuales
  • Team Building
  • Speed Networking Virtual
  • Avatares virtuales 3D

Beneficios de los Eventos virtuales

Los eventos virtuales están creciendo de manera agigantada, en un mundo donde poco a poco las personas están prefiriendo un trabajo online o a distancia. Es por estos que en este mismo momento las empresas se encuentran explotando los beneficios de los eventos virtuales, los cuales pueden llegar a ser:

De seguro te preguntas a estas alturas ¿Cuáles son los beneficios de un evento virtual? Y es por ello que aquí te lo responderé con varios puntos que de seguro serán de tu agrado y con lo que de seguro te decidirás por hacer un evento de esta clase.

Hay muchas maneras diferentes de organizar un evento virtual e involucrar a su comunidad. Algunos tipos populares de eventos virtuales incluyen seminarios web, clases grupales, ferias comerciales, ferias de trabajo y más. Las posibilidades en línea son casi infinitas, así que siéntase capacitado para ser creativo y experimentar con sus ideas.

Algunos beneficios de organizar eventos virtuales en su empresa son difíciles de discutir. Aquí hay algunas razones para considerar incluir un evento virtual en su plan para 2022:

  • Innovación

Todo indica a que la tecnología ha llegado para quedarse y solo va avanzando cada día más. Estos eventos son importantes para poder adentrarse de a poco en un mundo de realidad virtual e innovación tecnológica.

  • Accesibilidad

Debido al trabajo a distancia las empresas han optado por contratar personal en distintas partes de la ciudad o en distintas partes del mundo. Un evento virtual elimina todos los problemas que puede presentar trasladarse de una ciudad a otra para poder asistir a un evento presencial.

  • Difusión

Abrirse paso a través del mercado internacional siempre ha resultado una tarea compleja, llena de gastos y obstáculos. Pero con la presentación de un evento virtual es posible lograr una mayor difusión en distintos países, gracias a lo fácil que es transmitir mensajes publicitarios mediante redes sociales o páginas web.

  • Reducción de costos

No hace falta ser un experto matemático para imaginarse la cantidad de costos que representa un evento presencial. Pero gracias a los tiempos actuales y a los eventos virtuales estos costos se verán reducidos en gran medida. Lo que significa también que el ahorro de ese capital se puede utilizar perfectamente para la inversión de distintas materias.

  • Preparación

Anteriormente para la organización de un evento presencial se requería de una logística de por lo menos seis meses de anticipación. Hoy en día esto ha cambiado y ya no se necesita de mucho tiempo, lo que termina favoreciendo a las empresas en el ahorro de tiempo.

  • Fácil acceso para asistentes y expositores

Cualquier persona puede acceder al evento, solo requiere acceso a internet y un dispositivo electrónico, por lo que es una buena opción a considerar.

  • Mayor alcance de la difusión del evento

Un evento virtual puede tener mayor alcance debido a que personas de todo el mundo pueden ser parte de él, esto tiene muchos beneficios para una empresa.

  • Bajo coste de organización

Como no se requiere un salón o un local siempre los costos serán menores.

  • Seguridad

Habrá muchas personas, pero la mayoría estará en su oficina o probablemente en su hogar, no se requerirá contratar personal de seguridad.

  • Son más accesibles e inclusivos.

Esta es probablemente la mayor y más obvia ventaja de llevar su evento al mundo virtual. Cualquiera puede unirse a su evento, desde cualquier parte del mundo.

Los asistentes virtuales tampoco están sujetos a las mismas limitaciones de tiempo que tendrían en un evento físico. Si tiene varios oradores simultáneos en una feria en persona, tendrán que elegir uno. Pero cuando se trata de un evento virtual, no tienen que elegir. Esto aporta mayor valor y oportunidades de aprendizaje a los miembros de la audiencia.

  • Aumente sus prospectos y oportunidades de venta

La mayor flexibilidad y oportunidades de un evento en línea significa que es más probable que tenga una audiencia más grande. Con una plataforma como PubNub, no hay límites de concurrencia, por lo que también puede potenciar chats de gran audiencia. Esto le permite invitar a más usuarios activos y comprometidos de lo que sería posible en un evento en vivo.

Ofrecer tu contenido después y bajo demanda también lo abre a muchas más personas que pueden estar interesadas en tu empresa.

  • Atraer expositores y patrocinios sin esfuerzo

A primera vista, puede parecer que el espacio virtual es más difícil de navegar para los proveedores tradicionales. No tienen puestos comerciales tradicionales ni presencia física. Sin embargo, pueden beneficiarse de costos reducidos, canales de comunicación directos con la audiencia deseada y tiempo dedicado para publicitar su marca en vivo.

  • Ahorre mucho tiempo y dinero

Al planificar un evento totalmente virtual, las empresas ahorran en los costos de un lugar, personal, viajes, alojamiento y más. Estos ahorros se pueden utilizar para mejorar el valor de su producción, actualizar su plataforma de eventos y recompensar a sus asistentes, al mismo tiempo que ahorra costos significativos en comparación con un evento tradicional.

  • Realice un seguimiento y mejore la participación de la audiencia

Los eventos virtuales permiten a las empresas obtener información valiosa de su audiencia. La información de contacto del usuario y los registros de actividad se pueden mantener, y hay datos en tiempo real para mostrar su participación y análisis.

También es muy sencillo obtener comentarios directos de los asistentes cuando un evento está en línea. Puede ofrecer fácilmente sondeos de salida, encuestas, reacciones y sistemas de clasificación para medir el éxito de su evento en tiempo real.

La importancia de eventos virtuales en pandemia

Sin duda alguna la pandemia ha marcado un antes y un después para todas las empresas de distintas ramas. Pero gracias a la capacidad que tiene el ser humano para prevalecer a pesar de las dificultades, se ha conseguido la solución para evitar en su mayoría las reuniones o eventos presenciales. Es por esto que en la actualidad se puede encontrar infinidad de eventos virtuales tanto para clientes como para los propios empleados.

Siendo así una importante herramienta de crecimiento para las empresas en el ámbito tecnológico. Una de las importancias que prevalecen en los eventos virtuales en pandemia es la fácil comunicación que se puede dar entre los participantes, pero a su vez pudiendo cargar de manera cómoda archivos y/o esquemas relacionados con el tema a tratar. Lo que elimina completamente la utilización de enormes reportes impresos en hojas físicas.

A pesar de que este tipo de actividades tiene un aproximado de 10 años en el mercado, no ha sido sino durante y después de la pandemia que han obtenido una mayor popularidad. En un periodo de tiempo durante la pandemia no se podía realizar ningún tipo de actividad que involucra contacto físico, fue aquí donde se empezó a observar la mayor cantidad de eventos virtuales. Significando una enorme importancia en los eventos virtuales para que las empresas pudieran seguir presentando sus proyectos al público junto con una fácil comunicación.

Con un evento virtual se mantiene un ambiente de compañerismo, se puede mantener un orden y a diferencia de los emails o los mensajes comunes, se logra mantener contacto cara a cara con los trabajadores, es por ello que los eventos virtuales acercan y unen a las personas.

En más de una ocasión un evento virtual ha logrado salvar a un negocio o a una compañía, puede parecer absurdo, pero es por ello que estos eventos virtuales han tomado mucha popularidad incluso después de que algunos países hayan levantado cuarentena.

¿Cómo realizar eventos virtuales exitosos?

Para realizar un evento virtual exitoso, se deben tener semanas de planificación, publicidad, y expertos que conozcan sobre el tema. Esto es lo primordial cuando se tiene como objetivo alcanzar el éxito en cualquier aspecto.

La organización y el liderazgo siempre tendrá dos espectros importantes, uno es el fracaso y el otro es el éxito, no existe un termino medio en cuanto a esto se refiere es por ello que si buscas como realizar eventos virtuales exitosos tendrás que informarte sobre el mínimo detalle de los eventos de esta clase y replicar los puntos fuertes que otros han obtenido en el pasado.

Es bien sabido que todo proyecto necesita de dedicación, tiempo, esfuerzo y los eventos virtuales no son la excepción. Para lograr brillar con un excelente evento virtual exitoso es necesario seguir varios pasos para que todo salga como se planea. Es por esto que aquí te presentamos una guía con los pasos a seguir para realizar eventos virtuales exitosos:

  • Trabajo en equipo

Es imprescindible un buen trabajo en equipo para poder lograr un éxito rotundo en este tipo de eventos. También va a facilitar la mayoría de las actividades, debido a que es mucho más fácil alcanzar ciertos objetivos cuando se trabaja en conjunto.

  • Objetivos

Debería de ser la pregunta principal a la hora de realizar un evento virtual. Después de establecer los objetivos que se pretenden alcanzar mediante dicho evento, podremos trabajar en torno a ello.

  • Práctica

Se debe de ensayar previamente al evento para poder transmitir de manera perfecta el mensaje que se desea. Porque al igual que en los eventos presenciales, puede influir el factor de los nervios.

  • Plataformas

Para lograr un evento virtual con total éxito se debe de hacer uso de las mejores plataformas que se encuentran en el mercado. Se deberá de verificar cuáles son sus beneficios y desventajas, ya que al ser un mercado emergente existen plataformas nuevas que pueden presentar fallas..

  • Reglas

Es de suma importancia dar a conocer las reglas que se deben de seguir por todos los participantes. Para así poder manejar de manera perfecta los tiempos entre las presentaciones y las participaciones.

  • El contenido es clave

Esto es cierto en todas partes de su empresa, pero especialmente para la planificación de eventos. Determine su presupuesto y la calidad de producción que puede lograr de manera realista en su cronograma.

La conclusión es: los eventos virtuales requieren tanta planificación y preparación como los eventos en persona. Asegúrese de poner tanto esfuerzo y recursos en el desarrollo de los materiales como lo haría si fuera en persona.

  • Fomentar la participación de la audiencia

Fomente el compromiso entre sus asistentes virtuales con chats grupales, reacciones y otras opciones de comunicación en tiempo real.

Uno de nuestros clientes, LiveLike , se vuelve creativo cuando interactúa con su audiencia. Usan PubNub para impulsar contenido interactivo como cuestionarios y encuestas en tiempo real.

  • Traer expertos de la industria

Los oradores invitados suelen ser uno de los principales atractivos de un evento virtual. Considere traer un orador principal y también ofrecer paneles de discusión con diferentes invitados.

  • Transmitir en vivo el evento

Tendrá que decidir si desea transmitir su evento en vivo o solo ofrecerlo a pedido. Un evento bajo demanda se puede descargar en cualquier momento después de la grabación inicial. Te animamos a ofrecer tu evento en ambos formatos. La transmisión en vivo promueve la participación en tiempo real, y ofrecer el material a pedido lo abre a las personas que pueden haber estado interesadas, pero que no pudieron asistir originalmente.

Si elige transmitir en vivo su evento, asegúrese de tener en cuenta las zonas horarias. ¿Dónde se encuentra la mayor parte de su audiencia? ¿Habrá un alcance global?

  • Promociona tu evento con redes sociales y email marketing

Este consejo dará sus frutos con una mayor asistencia. Asegúrese de proporcionar a su equipo el mayor tiempo posible para correr la voz sobre su evento.

  • Ofrecer oportunidades de networking

Asegúrese de presentar amplias posibilidades de creación de redes, como reuniones virtuales y sesiones de trabajo. Esto permite a los asistentes establecer contactos de forma similar a como lo harían en una exposición o evento comercial en persona. Si el evento es interno, asegúrese de que haya tiempo para la formación de equipos.

  • Prepárate para los desafíos

Por mucho que podamos esperar u orar para que las cosas funcionen sin problemas, es importante reconocer que es probable que algo salga mal. Haga arreglos para tener soporte técnico disponible y listo para intervenir si surgen problemas.

También es importante tener en cuenta que los asistentes nunca estarán tan familiarizados con su plataforma específica como usted. Hará que sus asistentes se sientan más cómodos si los prepara con anticipación al incluir instrucciones sobre cómo acceder y navegar por el evento.

  • Enviar un correo electrónico de seguimiento

Proporcione a sus asistentes un resumen de los puntos clave. Es una gran idea incluir una encuesta posterior al evento, que lo ayudará a medir el compromiso y la satisfacción de su audiencia y lo ayudará a crear una hoja de ruta perfecta para eventos en el futuro.

Ejemplos de Eventos virtuales exitosos

Para que tengas una idea de lo importante que son los eventos virtuales, a continuación, te mostraremos unos cuantos ejemplos de compañías enormes que han requerido de ello para expandir sus horizontes y añadir un plus a su marca.

  • Google

Cada año Google realiza un evento llamado I/O especial para programadores, y aunque este evento es presencial, también cuenta con una sección llamada “eventos extendidos” donde hay fiestas de transmisión en vivo y a nivel mundial, esto para que las personas puedan asistir de alguna forma al evento que se realiza en California.

  • Amazon

Amazon se encarga de realizar un evento conocido como “AWSome Day Online Conference”. El objetivo de este es mostrar los servicios de la plataforma de AWS y es para ingenieros en sistemas o profesionistas de computación. Cada año es un éxito y muestra la transparencia de la compañía.

  • Apple

Un par de veces al año, los genios del marketing en Apple, realizan eventos híbridos, donde se invita a presan, influencers y famosos para exhibir el nuevo producto que saldrá al mercado.

Estos eventos se caracterizan por la transmisión en internet en tiempo real y para que las personas de todo el mundo puedan conectarse y vivir la experiencia de un evento de Apple.

13 estrategias para asegurar el éxito de un evento virtual

Con el mundo avanzando hacia las interacciones remotas, varias empresas han trasladado sus conferencias y eventos en línea. Los espacios de eventos virtuales tienen muchos beneficios, pero solo si el evento está bien planificado.

Ser anfitrión de una función virtual es un escenario completamente diferente a ser anfitrión de uno en persona. Si bien los recursos como el alquiler de locales no son una preocupación, pueden surgir otros problemas para los que las empresas no estén preparadas.

Se necesita una estrategia de planificación y ejecución en profundidad para garantizar que los eventos virtuales sean un éxito. Para ayudar, 13 asociados del Consejo de Comunicaciones de Forbes analizan las estrategias que les funcionaron para organizar un evento virtual exitoso.

1. Ponga el valor del participante primero

Ponga el valor del participante en primer lugar y no use el evento como una herramienta para crear una lista de correo electrónico que luego se pueda usar para promover productos o propósitos similares. Esto puede ser un diferenciador mientras otros queman el puente con prospectos. -Mark Nicholson , Match Financial

2. Practica tanto como sea posible

Cuando trabajamos con nuestros oradores para eventos, siempre creamos sesiones de práctica para permitir que tanto el orador como el moderador se sientan cómodos con la tecnología, el contenido, el formato y el proceso de su sesión. Demasiadas veces, hemos visto que la falta de preparación causa problemas técnicos o problemas de sincronización del contenido. Al prepararse con anticipación, usted y su orador tendrán más confianza durante la sesión. – Jennifer Best , Ponentes de la AAE

3. Concéntrese en obtener excelentes oradores

Al igual que con los eventos en persona, comienza con oradores de los que la gente quiere escuchar. Organice sesiones de ensayo para garantizar la calidad del contenido y el equipo (micrófono, video, conectividad). Tenga una herramienta de videoconferencia de respaldo lista para usar y use sesiones pregrabadas solo como respaldo. Aproveche Slack para habilitar la interacción en tiempo real entre los participantes y con los oradores. Use un par de anfitriones atractivos para moderar el día. -Alberto Farronato , Skydio

4. Incorpora elementos interactivos

Al trasladar un evento a un entorno virtual, es necesario centrarse en definir el nuevo viaje del cliente y brindar a los asistentes una experiencia atractiva que sea fácil de navegar. Para los eventos virtuales, inicialmente puede atraer a las personas con contenido, pero debe mantener su atención para mantenerlos allí. La incorporación de elementos interactivos durante todo el evento puede ayudar en este proceso. – John Orlando , contacto constante

5. No pongas a tu audiencia a dormir

Comuníquese y hable con energía mientras brinda a su audiencia consejos prácticos que pueden usar de inmediato. He estado en seminarios web donde el orador es aburrido y sin entusiasmo a través de su voz y lenguaje corporal. Esa es una manera segura de lograr que la gente abandone la sesión antes de tiempo. – Stacy Sherman , experta en experiencia del cliente

6. Utilice las salas de chat para grupos pequeños

Recomiendo utilizar las salas de chat pequeñas en eventos virtuales. Esta es una excelente manera de compartir ideas sobre el tema, intercambiar ideas y establecer contactos con un número menor de asistentes. También crea la familiaridad del compromiso y es una opción atractiva para los introvertidos que pueden verse abrumados por los eventos virtuales más grandes. – Shiloh Holmes , Mercadotecnia de Caminos Abiertos

7. Envíe artículos promocionales o kits de eventos a los participantes

El hecho de que no estén allí en persona no significa que aún no pueda enviar botín o kits de eventos a sus hogares que normalmente acompañarían eventos y conferencias en persona. Un buen obsequio de la empresa o un paquete de atención realmente puede unir la experiencia, dar a la gerencia un inicio de conversación sólido e inyectar algo de humanidad en los procedimientos. – Cord Himelstein , Reconocimiento HALO

8. Consigue influencers para promocionar tu evento

He liderado muchos eventos virtuales y presenciales. Los consejos más importantes para el éxito son lograr que personas influyentes hablen y promuevan su evento, asegúrese de que el contenido del evento sea relevante y use múltiples canales para promocionar. Nuestro evento virtual más reciente se centró en cuestiones de justicia social, vinculado a las noticias y promovido a través de correo electrónico, redes sociales, web e influencers. Fue nuestro evento virtual con mayor asistencia. – Amanda Ponzar , Caridades de Salud Comunitaria

9. Involucrar a los asistentes en tiempo real

Los asistentes a un evento virtual no son una audiencia cautiva. El anfitrión y el moderador deben diseñar un traspaso continuo de comentarios/preguntas de la audiencia para que los asistentes participen en tiempo real y obtengan la experiencia comunitaria que brindaría un evento o una conferencia. También reconozca la diferencia entre las salas de control de calidad, que son preguntas para el anfitrión, y las salas de chat que permiten a los asistentes dialogar. -Ken Gibbs , Viacom

10. Co-marketing del evento con otros organizadores

Desde la cuarentena, he tenido el privilegio de diseñar y organizar varios paneles virtuales para mis clientes y participar en varias sesiones. Además de tener oradores interesantes, la única estrategia que utilizo es la comercialización conjunta del evento con una o dos asociaciones u organizadores de conferencias. Esto permite un alcance global más amplio y también ayuda a compartir el mensaje con personas más allá de una base de datos existente. – Parna Sarkar-Basu , Brand and Buzz Marketing, LLC.

11. Configure un espacio dedicado para la creación de redes

Los eventos virtuales que se han configurado para reemplazar los eventos físicos a menudo no tienen el mismo atractivo para establecer contactos e interactuar con otros participantes, lo que puede ser una desventaja tanto para el asistente como para el patrocinador. Es importante establecer un espacio o un horario en el que los patrocinadores y los asistentes puedan conectarse y establecer una relación entre ellos. – Tracy Sestili , Fuente

12. Mantenga sus sesiones cortas

Es mucho más difícil cuando se trata de mantener la atención de la audiencia y mantenerlos comprometidos con un evento virtual. Debe mantener su sesión corta, por ejemplo, un máximo de 25 minutos en lugar de las sesiones estándar de eventos de 60 minutos. También probé esta estrategia para mi cumbre de marketing virtual. – Haseeb Tariq , Universal Music Group (ex Disney, Fox y Guess)

13. Encuentra la plataforma adecuada

Al igual que los eventos en persona, los factores esenciales de una conferencia virtual exitosa dependen de cuán cautivador sea el contenido y cuán atractivos sean sus oradores. El único diferenciador ganador aquí es encontrar la plataforma adecuada para sus necesidades. Al aprovechar al máximo esas funciones, brindará a sus oradores las herramientas necesarias para conectarse con sus asistentes a nivel personal. – Stefka Ivanova , Happeo

¿Qué hace que un evento virtual sea exitoso?

Un evento virtual es exitoso cuando logra sus métricas de éxito predeterminadas y cuando su equipo puede construir relaciones significativas que benefician directamente a su negocio de alguna manera.

Por supuesto, esta es una declaración general de cómo es el éxito de un evento virtual. Como se mencionó, realmente depende de si organiza un evento usted mismo o si patrocina uno.

Para los eventos que organiza usted mismo, también debe tener en cuenta la experiencia que ofrece a su audiencia.

Por otro lado, para los eventos que patrocina, debe considerar los clientes potenciales generados y cosas como la generación de conciencia.

Un evento virtual es exitoso cuando alcanza sus métricas de éxito, como:

  • Una experiencia perfecta para tu audiencia.
  • Sin problemas técnicos.
  • Ofrece valor a tu audiencia.
  • La audiencia pudo conectarse en red sin caídas.
  • ¡Tus colegas dieron excelentes comentarios!
  • Generó una cantidad y calidad de clientes potenciales similares en comparación con los eventos presenciales

¿Qué es una plataforma de eventos virtuales?

Una plataforma de eventos virtuales te permitirá recrear ambientes de reunión, conferencia, conciertos, exposiciones comerciales a través de la red.

Estas plataformas deberían poder alojar múltiples expositores y transmitidas en vivo o tambien en formato pregrabadas y transmitidas en vivo,pero sobre todo permitiendo la interacción entre usuarios y anfitriones en momentos predeterminados.

Este tipo de herramienta es diferente de un software de reunión virtual como Zoom o  Meet. El software de reuniones virtuales está diseñado para que grupos pequeños se reúnan de manera íntima y cara a cara, incluso cuando los participantes estén a kilómetros de distancia unos de otros. Estas soluciones generalmente también presentaban permisos y funciones limitados.

Las plataformas de eventos virtuales son diferentes porque brindan a los administradores una multitud de formas de interactuar con los asistentes, incluidas salas de espera, encuestas, preguntas y respuestas, chat en vivo y más. Donde el software de reunión virtual coloca a cada usuario en una «sala», el software de evento virtual es para presentaciones entre un puñado de oradores, y todos los asistentes están «en la audiencia», con sus cámaras web y micrófonos apagados.

Puede pensar en el software de reuniones virtuales como si reuniera a los usuarios para sentarse en una mesa, mientras que las plataformas de eventos virtuales colocan a los usuarios en la audiencia y los presentadores están en el escenario.

5 tipos principales de eventos virtuales

Echemos un vistazo más de cerca a los 5 tipos principales de eventos, conferencias virtuales, seminarios web, eventos híbridos, ayuntamientos y eventos de capacitación en línea. Estos son los tipos más comunes. Pero hay muchos más tipos, como eventos de redes virtuales, bodas virtuales, conciertos y festivales en línea, recorridos virtuales, charlas de café virtuales y happy hours.

Los tipos de eventos virtuales difieren en el tamaño de la audiencia, el formato del evento (cantidad de pistas y días) y los objetivos (conocimiento de la marca, educación, creación de redes, etc.).

1. Conferencias virtuales

El “evento virtual” por excelencia. Las conferencias virtuales (o cumbres virtuales, ferias comerciales en línea, exhibiciones virtuales, ferias virtuales, jornadas de puertas abiertas virtuales, …) ya estaban ganando popularidad antes de la pandemia de 2020 y demuestran beneficios muy significativos.

Las conferencias virtuales presentan a sus asistentes oportunidades para acceder a eventos de forma remota. Lo más probable es que las conferencias magistrales, los debates, los paneles y los eventos de networking en una conferencia virtual se realicen completamente en línea, aunque en algunos casos puede haber asistencia en persona, el llamado «Evento híbrido» que ha ido ganando mucha popularidad. como se detalla a continuación.

El compromiso con una conferencia virtual puede ser tan pasivo como ver un discurso de apertura en vivo con una ventana de chat en la barra lateral, o tan activo e íntimo como una sala de videoconferencia donde todos los participantes pueden verse y comunicarse 1:1. En términos generales, una conferencia virtual también incorporará más de una transmisión, el llamado evento multipista. Los eventos virtuales también pueden incorporar varios formatos de eventos. Por ejemplo, una conferencia de tecnología puede tener un discurso de apertura transmitido en vivo con interactividad de audiencia limitada, seguido de talleres de codificación en salas de grupos, donde los participantes pueden comunicarse con el líder del taller y otros asistentes.

Las conferencias virtuales son perfectas para eventos anuales a gran escala que atraen a una gran audiencia en un formato de varios días y varias pistas con presentaciones grabadas o en vivo y oportunidades para establecer contactos. Las conferencias virtuales funcionan bien para el conocimiento de la marca, la creación de comunidades y la generación de clientes potenciales.

2. Seminarios web

Los seminarios web son el tipo más común de evento virtual. Puede asistir a un seminario web sobre su tema de interés prácticamente cualquier día de la semana. Encontrarán el camino hacia usted a través de su bandeja de entrada de correo electrónico, sus fuentes de redes sociales o mediante pancartas al costado de un artículo relacionado.

«Seminario web» es un acrónimo de «seminario web», lo que significa que un anfitrión o instructor y los asistentes discuten un tema en particular en grupos (relativamente) pequeños. Los seminarios web generalmente toman la forma de una reunión de video que se lleva a cabo en tiempo real. La interactividad generalmente se limita a los participantes que envían preguntas para una sesión de preguntas y respuestas al final del seminario web, chatean y responden encuestas. Además, es probable que el líder del seminario web incorpore presentaciones a través de PowerPoint (o similar), páginas web y otro contenido multimedia.

Los seminarios web también se pueden presentar en vivo o bajo demanda, aunque bajo demanda es una experiencia mucho más pasiva. Los espectadores no tienen opciones para participar, aparte de quizás una sección de comentarios.

Los seminarios web son perfectos para la transmisión de contenido educativo de una sola pista, con una interacción limitada entre los participantes y el anfitrión (a diferencia de las reuniones o sesiones de capacitación). Las presentaciones de productos, los tutoriales, las conferencias y los paneles de discusión son buenas razones para organizar un seminario web.

3. Eventos híbridos

Los eventos híbridos son una combinación de eventos presenciales en vivo con componentes virtuales que son en vivo o grabados. Esto puede ser tan simple como una conferencia en vivo o un panel de discusión que se transmite a los espectadores en línea que pueden mirar y comentar. O puede ser tan complejo como un evento combinado en persona y virtual diseñado para tener experiencias ricas e interactivas para participantes en vivo y remotos.

Los eventos híbridos aprovechan las ventajas tanto de los eventos presenciales como de las conferencias virtuales. La capacidad del evento ya no se limita a lo que es posible con el espacio físico y los asistentes ya no necesitan viajar al evento en persona.

Los eventos híbridos son perfectos para eventos en los que la experiencia física es esencial, pero los organizadores desean ofrecer la opción de asistir de forma remota, llegar a un público más amplio o a un público que no puede asistir al evento físico. Los eventos híbridos también pueden significar un componente virtual en forma de aplicación, destinado a enriquecer la experiencia del visitante en persona.

4. Ayuntamientos y transmisiones web en vivo

Los ayuntamientos y las transmisiones web en vivo se enfocan en fomentar la cultura de la empresa, alinear y actualizar al personal sobre flujos de trabajo o desarrollos, crear conexiones profesionales o facilitar reuniones de personas con intereses comunes. Ofrecen transmisión en vivo o video a pedido en tiempo real para aumentar la sensación de urgencia y pertenencia de los asistentes. La privacidad se mantiene limitando el acceso a los invitados.

Un webcast (del cual los ayuntamientos son un tipo) es una transmisión en vivo de punto a muchos a través de la web que en su mayoría no es interactiva y la audiencia remota la ve simultáneamente. Es por eso que…

… Los ayuntamientos y las transmisiones web en vivo son perfectos para reuniones de departamentos, lanzamientos de ventas, eventos de toda la empresa, conferencias internacionales y eventos de clientes o socios. En los últimos dos años, los ayuntamientos y las transmisiones web en vivo han demostrado ser muy efectivos en las comunicaciones corporativas con los trabajadores remotos o en el mantenimiento de las relaciones con los clientes o las partes interesadas.

5. Capacitación en línea (incluidas clases en línea, incorporación y más)

La capacitación en línea puede cubrir una gran cantidad de terreno, desde la educación tradicional o la capacitación certificada hasta talleres únicos, hasta la incorporación de los nuevos empleados de una empresa en herramientas interactivas. El enfoque aquí es siempre el aprendizaje. Los aspectos más importantes de estos eventos son que el instructor pueda presentar la información de manera clara y completa, que los estudiantes puedan interactuar con el instructor y colaborar con otros estudiantes, y la capacidad de evaluar la comprensión del tema por parte de los estudiantes. Otras características típicas de la capacitación en línea son el uso compartido de pantalla y contenido para demostración, así como el acceso a recursos grupales (como bibliotecas de contenido, videos instructivos y ejercicios).

La capacitación en línea es perfecta para las aulas virtuales, la incorporación y la capacitación continua de los empleados y los métodos populares de capacitación corporativa, como el aprendizaje justo a tiempo y el microaprendizaje.

¿Cuáles son las plataformas más usadas de eventos virtuales?

En la actualidad existen muchos softwares de eventos virtuales, pero no todos son populares, y es por ello que a continuación mencionaremos los más utilizados y gratis pero tener en cuenta que tienen  lmitaciones.

  • Google Meet
  • Skype
  • Zoom

Estas son las plataformas mas populares, sin embargo, esto no significan que sean las mejores o las que tengan mayor numero de funciones o mayor eficacia, es por ello que siempre te invitamos a que pruebes todas las plataformas del mercado y puedas obtener tus propias conclusiones.

¿Cuáles son las plataformas para eventos virtuales gratis?

Existen plataformas como GoogleMeet y Skype que son gratuitas, sin embargo, estas no tienen todas las funciones necesarias para un evento multitudinario como serían las siguientes opciones.

1.- MeetMaps

Ofrece un increíble software capaz de ser utilizado tanto en el ambiente empresarial como en otros ambientes. Considera como una plataforma única, esta cuenta con espacios digitales privados y cobertura en registros online, control de acceso, creación de app para el evento y votaciones en vivo

2.- Brella

Uno de los grandes beneficios de la plataforma Brella es la inigualable cantidad de herramientas tecnológicas para realización exitosa de cualquier evento virtual. Entre sus beneficios están los chats en vivo, facilidad para reuniones 1to1, enlaces para transmisiones en vivo, monetización de eventos, stands exclusivos para patrocinadores y comodidad para descargar contenido de los expositores.

3.- Hopin

La característica que más resalta en la plataforma de eventos virtuales Hopin es la capacidad de albergar con total comodidad hasta 100.000 personas de manera online. De igual manera, es una plataforma que está ideada para funcionar tanto en eventos virtuales como en eventos híbridos.

4.- MeetYoo

Su principal cualidad es la elaboración de stands personalizados que se ajustan a la imagen de la empresa que contrata dicho servicio. Pero sin descuidar los elementos más principales como los chats en vivo, secciones de preguntas y respuestas e interacciones grupales o individuales.

5.- INXPO

Una de las plataformas principales en este tipo de eventos, la cual realiza con total simplicidad dinámica juntando feedbacks y juegos. Es reconocida por brindar espacios publicitarios y anuncios.

6.- Intrado

Con esta plataforma podrás gestionar tus eventos, generar una experiencia digital pero sobre todo convertir tus ideas en experiencias únicas. Cuentas con eventos virtuales, eventos híbridos, eventos en persona, webcast y asistencia.

7.- Remo

Remo es una plataforma de eventos virtuales que es interactivo que te podrá permitir recrear cualquier tipo de evento.

8.- vFairs

Vfarirs es una plataforma de eventos virtuales que te ayudara a crear geniales experiencia para tus ventos, ya que es una de las plataformas más completas.

 

Las 6 mejores plataformas de eventos virtuales de 2022

La plataforma donde se pretende realizar el evento virtual será el eje de la operación, es donde se concentra y en donde ocurrirá todo, es por eso que se debe de tomar la mejor elección posible respecto a esto. Algunas de las plataformas de más renombre que se están utilizando en la actualidad son:

Conoce 6 de las  plataformas mas usadas de eventos virtuales las cuales son recomendadas en base a opiniones de empresas que ya las han usado.

1.- Big Maker

BigMarker es considerado por muchos como «la plataforma de video n.° 1 para seminarios web, cumbres y conferencias virtuales» debido a sus características fáciles de usar e integraciones populares. Las principales marcas como Google, McDonalds y Panasonic utilizan BigMarker.

Precio: $79 – $299+ al mes

Características notables:

  • Micrositios y Landing Pages
  • Video interactivo en vivo
  • Transmisión de redes sociales
  • Encuestas integradas
  • Folletos para la audiencia
  • Correo de propaganda

Resumen: ya sea que esté buscando organizar una pequeña sesión de capacitación de seminarios web o una conferencia virtual masiva para 1,000 personas, puede hacerlo con el software BigMarker.

Obtendrá acceso a funciones de participación estándar, como compartir pantalla, sondeos y encuestas, y grabación de sesiones. Los asistentes también pueden interactuar (con el permiso del anfitrión del evento) a través de chat y comunicación audiovisual. Además, podrá transmitir su evento virtual a Facebook o YouTube, lo que definitivamente puede ser útil, como mencionamos anteriormente.

Para las empresas que buscan aumentar el conocimiento de la marca, BigMarker permite a los usuarios agregar logotipos y colores de la empresa a sus reuniones digitales. También viene con una funcionalidad de marketing por correo electrónico incorporada para que pueda contactar fácilmente con nuevos clientes potenciales sobre su próximo evento.

Por último, debemos mencionar que BigMarker está basado en navegador, lo que significa que no tendrá que descargar ningún software para usarlo, a diferencia de otras plataformas de eventos virtuales en el mercado.

Tenga cuidado: BigMarker tiene mucho que ofrecer, pero también tiene inconvenientes. Por ejemplo, algunos usuarios se han quejado de la mala calidad de audio y video.

2.- Go To Webinar

GoToWebinar es otra plataforma de eventos virtuales popular que le permitirá planificar, promover y organizar con éxito una reunión digital atractiva. Empresas conocidas como Unbounce, Mention y Gainsight eligen GoToWebinar.

Precio: $49 – $399 al mes (pago anual)

Características notables:

  • Plantillas de seminarios web
  • Marca personalizada
  • Encuestas y Encuestas
  • Grabación de eventos
  • Análisis detallado

Resumen: a pesar de su nombre, el software GoToWebinar le permitirá organizar conferencias y cumbres virtuales completas para hasta 2000 personas, no solo pequeños eventos de seminarios web.

También obtendrá acceso a una variedad de herramientas de participación, como compartir pantalla, encuestas de audiencia y folletos; capacidades automatizadas de marketing por correo electrónico; opciones de marca personalizadas; y más.

Para aquellos que buscan potenciar sus eventos de promoción de eventos virtuales, existe GoToStage , que es una fuente de GoToWebinar que promueve seminarios web para una audiencia de millones. Si su evento es elegido para estar en la página principal, ¡podría generar una cantidad increíble de tráfico!

Una vez que su evento virtual esté completo, tendrá la oportunidad de ver un panel de análisis detallado para obtener más información sobre su audiencia.

Tenga cuidado: si bien GoToWebinar tiene un gran impacto, no es tan fácil de usar como otras plataformas de eventos virtuales en el mercado.

3.- Hey Summit

HeySummit es la plataforma de eventos virtuales perfecta para profesionales reacios a la tecnología. Es súper fácil de usar y tiene algunas capacidades notables, que discutiremos a continuación. Dicho esto, HeySummit no tiene tantas funciones como otras opciones.

Precio: $29 – $291 al mes (pago anual)

Características notables:

  • Creador de páginas de destino
  • Sesiones en vivo y pregrabadas
  • Tableros de oradores de autoservicio
  • Análisis detallado de eventos

Resumen: la experiencia de HeySummit comienza con la página de destino. Los usuarios pueden crear páginas dinámicas con solo hacer clic en un botón; luego permita a los asistentes elegir fácilmente las sesiones que más les interesen durante la fase de registro.

HeySummit también es igual de fácil de usar para los planificadores de eventos, gracias al panel de control del altavoz. Invite a los oradores a agregar sus propias biografías, fotos de rostros y enlaces de redes sociales a sus perfiles de eventos y ahorre incontables horas de trabajo.

Una vez que concluya su cumbre virtual, puede echar un vistazo a las métricas para ver cómo se desempeñó. Conozca cuántos inscritos asistieron realmente, el tiempo de visualización promedio, cómo los asistentes descubrieron su evento y más.

Tenga cuidado: para organizar charlas en vivo, debe integrar HeySummit con Zoom o BigMarker. Esto será un inconveniente para algunos usuarios que preferirían la capacidad de organizar sesiones de eventos en vivo sin necesidad de integrar múltiples sistemas.

4.- Hopin

Hopin es una plataforma de software de eventos virtuales que ofrece la transmisión de seminarios web y eventos, pero brilla en sus numerosos enfoques tácticos para interactuar con los asistentes en la recepción, el escenario, las sesiones, las redes y las áreas de exposición.

Precio: $99/usuario/mes y más

Características notables:

  • Sesiones de seminarios web con chat y encuestas
  • “Áreas de exposición” interactivas
  • Personalizable, personalizable
  • Herramienta de programación de eventos simple y flexibl

Resumen: Hopin es una plataforma de eventos en vivo todo en uno que permite a los usuarios crear, organizar y administrar eventos en vivo y seminarios web para hasta 100 000 asistentes.

Las áreas de recepción, escenario, sesiones, networking y exposición brindan una interacción única y personal con los asistentes.

Hopin ofrece lo básico, como chat, encuestas y eventos de marca personalizables, pero lo que lo distingue de las otras plataformas es la simplicidad de su herramienta de programación de eventos.

La herramienta de programación de eventos es una forma rápida y poderosa de planificar conferencias y series de eventos desde una perspectiva de arriba hacia abajo.

Tenga cuidado: los eventos de Hopin duran un máximo de 72 horas, lo que significa que cualquier prueba y ensayo realizados antes del evento principal se consideran eventos nuevos con sus propios registros y costos adicionales.

5.- Spotme

SpotMe es una plataforma de participación que ofrece a sus usuarios la capacidad de crear eventos en vivo y bajo demanda. Como muchas otras plataformas, SpotMe presenta sesiones de trabajo, agendas personalizadas y comunicación bidireccional entre el personal del evento y los asistentes.

Precio: $400 a $26,700 al mes

Características notables:

  • Interfaz de usuario simple y digerible
  • Complementos disponibles para ayudar con varios aspectos de producción
  • Cree y transmita eventos con una flexibilidad increíble

Resumen: SpotMe funciona como una plataforma de eventos virtuales todo en uno de alto nivel que permite a los usuarios crear y transmitir eventos, seminarios web, sesiones de capacitación, encuestas y muchos otros métodos de participación.

SpotMe brinda servicios para ayudar a sus usuarios en todas las etapas del ciclo de vida del evento virtual, incluida la orientación de los oradores, la producción de videos en vivo, la interpretación en vivo e incluso la asistencia en el diseño y la creación de campañas. Los usuarios encuentran que su apoyo es extremadamente útil .

La plataforma de participación en sí también cuenta con una interfaz muy fácil de usar que no requiere que los usuarios y administradores aprendan una herramienta complicada solo para transmitir un evento virtual.

Cuidado con: El precio sube aún más. El paquete «Avanzado» cuesta $ 60,000 por año, y los niveles superiores ni siquiera enumeran sus precios públicamente. Los usuarios también informan que la administración puede ser difícil, como «aprender a codificar un programa».

6. V Fairs

vFairs es un líder mundial en eventos virtuales, que ofrece soluciones de eventos virtuales todo en uno para audiencias de todas las industrias y geografías. Con una plataforma fácil de usar que ofrece una experiencia en línea inmersiva, una gama de funciones potentes y un aclamado equipo de expertos, vFairs ofrece una alternativa basada en el valor a los eventos presenciales tradicionales.

Precio: Presupuesto personalizado

Características destacadas:

  • Entorno virtualmente inmersivo en 3D
  • Funciones de red 1:1 y de grupo
  • Alojamiento de videos y documentos
  • Opciones de gamificación
  • Informes detallados tanto durante como después del evento.
  • Campañas personalizadas de landing page y email marketing

Resumen: La plataforma vFairs cuenta con una de las experiencias de eventos virtuales más inmersivas que jamás haya encontrado. Los espacios para eventos se sienten realistas y son completamente personalizables. También hacen uso de avatares animados para que los asistentes se sientan como si estuvieran en el evento en el lugar. Las organizaciones pueden usar las salas de su elección, personalizarlas según su marca y preferencias, y ofrecer a los socios mucho espacio para comercializar sus marcas.

vFairs también ofrece varias opciones de red. Los asistentes pueden iniciar conversaciones 1:1 o grupales a través de texto, audio o video, con lo que se sientan cómodos. Estas interacciones pueden iniciarse en el momento o programarse con anticipación. El módulo de informes ofrece información detallada durante y después del evento. El software también tiene toneladas de diferentes complementos e integraciones para que pueda crear un evento que se ajuste a sus requisitos como un guante.

Las mejores herramientas de eventos virtuales para 2022

Para poder complementar la lista anterior debe ir de la mano con ciertas herramientas que haran que tu evento sea una experiencia inolvidable y que sobre todo sea rentable para ti:

1. Registro de eventos virtuales

El registro de eventos es el paso principal más importante para ejecutar un evento exitoso, ya que el proceso de registro fácil y simple garantizará que obtenga la máxima participación de la audiencia a través de registros máximos.

El registro de eventos es una parte esencial del marketing de eventos, por lo tanto, debe ser fluido, compatible con dispositivos móviles y accesible con el mínimo esfuerzo.

Accelevents, Cvent, Eventbrite, etc. son algunas de las mejores y más populares plataformas de registro de eventos en línea que le permiten recopilar información útil de los asistentes, proporcionar credenciales, agilizar el registro, etc. Esta herramienta de tecnología de eventos lo ayudará a realizar su registro de evento virtual. más fácil y más interactivo.

2 . Integración de redes sociales y herramientas de comunicación en tiempo real

Hoy en día, las redes sociales son una parte integral del ecosistema de marketing y comunicación, especialmente cuando se trata de marketing de eventos, las redes sociales son la mejor plataforma.

Herramientas como Taggbox Display pueden ayudarlo a integrar fuentes de redes sociales en tiempo real a su evento virtual a través de transmisión en vivo. La herramienta lo ayuda a hacer que su evento sea más creativo, atractivo e interactivo.

Una plataforma de eventos virtual de este tipo ayuda a recopilar y curar el contenido en un feed que los usuarios comparten en las redes sociales en torno a su evento, ya sea antes o durante el evento. Este feed de redes sociales se puede integrar con una pantalla de transmisión en vivo para su evento virtual.

Esta poderosa herramienta de eventos virtuales le permite organizar interacciones en vivo, hacer preguntas, habilitar paneles de discusión, impulsar campañas de hashtags, impulsar la promoción social y también permitir que los usuarios de las redes sociales interactúen con eventos virtuales además de los asistentes.

3. Sitio web del evento virtual

Un sitio web en esta era digital es un componente esencial para cualquier marca o negocio y cuando hablamos de eventos virtuales, un sitio web puede resultar altamente efectivo y beneficioso.

Es la plataforma de eventos virtuales más fácil y simple para la gestión y promoción holística de eventos donde puede usar el sitio web para compartir la información necesaria sobre su evento para ayudar a los asistentes y al público interesado.

Además, estas herramientas de eventos virtuales también ayudarán a brindar información sobre la fecha y hora de su evento virtual, cómo los asistentes pueden registrarse para el evento, cómo pueden acceder o asistir al evento, compartir multimedia relacionada con el evento, etc.

La tecnología de eventos virtuales CMS como WordPress o Wix le brinda la opción de integrar un complemento de evento o crear fácilmente una página de destino de evento temporal al instante.

4. Herramientas de transmisión en vivo de eventos virtuales

Esta es probablemente la herramienta tecnológica de eventos virtuales más importante, ya que la transmisión en vivo permitirá organizar el evento. Las herramientas de transmisión en vivo permitirán a los asistentes unirse y asistir al evento.

Las herramientas de transmisión en vivo le permitirán organizar reuniones y conferencias digitales, realizar presentaciones clave en línea, habilitar la comunicación con los asistentes, realizar seminarios y discursos, etc.

Herramientas como Zoom , Google Meet , Skype, YouTube, Facebook, Instagram , etc. le permitirán transmitir su evento en vivo. Algunas de estas aplicaciones también le permitirán grabar su evento virtual, compartir pantallas, administrar el historial de los asistentes, habilitar la interacción en tiempo real, etc.

Estas herramientas son una excelente solución para realizar reuniones de negocios, interacciones de equipo, entrevistas, fiestas de cumpleaños, sesiones de capacitación, sesiones educativas, etc. con una opción de escalabilidad de audiencia.

5. Herramientas de planificación de eventos

La planificación de eventos es extremadamente importante para organizar eventos virtuales, ya que todavía es una tendencia emergente y puede haber nuevos desafíos y problemas que pueden surgir de forma inesperada.

Por lo tanto, para gestionar estos problemas y desafíos y ejecutar de manera efectiva un evento virtual exitoso, necesitará algunas herramientas efectivas de planificación y gestión de eventos para la gestión del trabajo y la comunicación fluida.

Herramientas como Slack , Trello , Eventbrite , etc. lo ayudarán a administrar y planificar su evento de manera efectiva. Si bien estas herramientas no necesariamente se relacionan con los eventos, lo ayudan a organizar las tareas, planificar el futuro, la gestión técnica, etc.

Esto ayudará a realizar un seguimiento de las actividades que se han completado y que aún no se han realizado junto con la asignación y el seguimiento de diferentes tareas relacionadas con los eventos virtuales.

Todo sobre los eventos virtuales y presenciales

Los eventos virtuales y presenciales no distan mucho uno del otro, siempre se mantiene un mismo objetivo, y no se necesita ser un experto para consolidar un evento virtual o un presencial, solo es necesario rodearse de las personas adecuadas y que cada una de ellas mantenga una tarea acorde a sus habilidades.

También es buena idea informarse sobre como organizar un evento virtual o uno presencial y de esta forma evitar los errores típicos.

Los eventos virtuales dentro del marketing

Los eventos virtuales siempre son una buena oportunidad para emplear marketing, ya que hay una buena cantidad de personas y dependiendo de la clase de evento, se puede obtener buenos dividendos de una conferencia.

Es importante saber que, si se va a introducir estrategias de marketing en un evento virtual, las personas que serán atraídas al mismo tienen que ser potenciales clientes o un publico objetivo, ya que de nada valdrá que sean personas que no estén interesadas en el servicio o el producto que se pueda promocionar en el evento virtual.

¿Cómo organizar eventos virtuales?

A pesar de que estos eventos se ejecutan de manera remota no significa que su preparación sea más simple, pues se deben de seguir ciertos lineamientos para organizar un evento virtual que sea exitoso. Empezando por el público al que se le desee incluir en el evento, ya que es uno de los protagonistas principales y es hacia quienes va dedicado el contenido. Para ello se debe de entender las necesidades del público y como se pueden satisfacer en su mayoría.

El siguiente paso a seguir vendría siendo que contenido es el que se va a transmitir, es por esto que se debe de desarrollar una estructura para dicho evento. Aparte de hacer ver más profesional el evento, sirve para que el presentador obtenga una guía detallada sobre los temas a tratar y para que los posibles participantes se sientan seguros y se puedan guiar de manera fácil en las distintas pautas.

Hacer uso de una excelente plataforma que brinda el servicio adecuado para programar un evento virtual es  de gran importancia. En la actualidad se pueden encontrar diferentes opciones, cada una resaltando sus mayores cualidades, es por esto que se deben de estudiar previamente antes de su utilización. Algunas de las plataformas predilectas en la actualidad son: MeetMaps, Brella, Hopin y MeetYoo.

Otro de los puntos a considerar es la publicidad previa al evento, es aquí donde se hará uso de la imaginación y de la creatividad para poder atraer a las personas deseadas. Uno de los principales puntos de difusión serán las redes sociales, ya que son los sitios web donde converge una gran cantidad de público que podría estar interesada en el evento a tratar.

Para los eventos virtuales siempre es importante trazar un plan y es por ello que aquí te enseñaremos como organizar un evento virtual en pocos pasos.

  1. Pre-evento: contacta a todas las personas que puedas vía email, redes sociales, publicita todo lo que puedas el evento.
  2. Software para eventos virtuales: prueba todos los softwares para eventos virtuales que hay en el mercado, escoge el que sea mas eficiente y que pueda soportar la cantidad de personas que habrá en tu evento.
  3. Post evento virtual: Después de que hayas terminado con tu evento virtual puedes entregarles documentos relacionados con el evento, compartir la grabación del evento o incluso redactar un artículo relacionado.

¿Cuáles son las tendencias eventos virtuales 2022?

El 2022 ha sido un año de innovación y revoluciones en diferentes campos del mundo, y la verdad es que los eventos virtuales no han sido la excepción es por ello que a continuación te traemos las ultimas tendencias de este tipo de eventos.

  • El metaverso
  • Criptomonedas
  • NFT’s
  • Eventos a la carta
  • Eventos híbridos

Aunque hay muchas tendencias en la actualidad, estas han sido las mas importantes, ya que son temas que desde hace un par de años han estado en las noticias cada hora, cada día, cada semana.

Eventos virtuales y sus ventajas

Las ventajas de los eventos virtuales las tendrás a continuación:

  • Presupuesto reducido
  • Mayor audiencia
  • Análisis de datos de audiencia
  • Ahorro de desplazamiento

Eventos virtuales y sus desventajas

Aunque son muy pocas las desventajas que presentan los eventos virtuales, resulta importante tener en cuenta las distintas desventajas en este tipo de eventos. Una de las principales y en la que la mayoría de organizadores están de acuerdo es en la atención de la audiencia, en lo cual se debe de trabajar arduamente para mantener una audiencia atenta y participe.

Las fallas técnicas es otra de las problemáticas que resaltan a simple vista, pues resulta común que en cualquier momento pueda fallar el dispositivo con el que se encuentra conectado. Pero los dispositivos no son los únicos que pueden presentar problemas, ya que otra de las fallas más comunes es la conexión a internet. Esto debido a que no mucha gente cuenta con una conexión estable o por cualquier motivo la empresa encargada de dicho servicio puede estar presentando fallas.

Otra de las quejas que presentan los principales organizadores de este tipo de eventos es la dificultad para conseguir patrocinadores. Pero también aseguran que mientras este mercado se encuentre en alza, resultará un poco más fácil que vayan surgiendo de a poco en esta clase de proyectos.

Los eventos virtuales si cuentan con desventajas, y te mencionamos algunas a continuación:

  • Limitación para crear relaciones
  • Disminución de la interacción de la audiencia
  • Perdida de atención
  • Problemas técnicos

¿Qué son los eventos híbridos y virtuales?

Los eventos híbridos son aquellos donde se el evento o reunión tiene una relación entre lo virtual y lo presencial. Por ello el hibrido es su mejor termino. Para definir de mejor manera esto, podemos decir que contiene elementos tanto de los eventos virtuales y presenciales, sea por características, participantes, etc.

Los eventos llamados virtuales son aquellos que se realizan a través de internet, es decir, un streaming que es posible gracias a herramientas y plataformas digitales, en dicho evento pueden asistir ilimitadas personas a través del país o región en la que se encuentren.

La realidad virtual en los eventos virtuales es un hecho, la tecnología avanza con el paso del tiempo y el metaverso es un ejemplo perfecto de ello, por lo tanto, solo queda adaptarse y sacar el mayor provecho de estas herramientas virtuales.

Esto ha sido todo lo relacionado a los eventos virtuales para empresas, esperamos que haya sido de gran ayuda y puedas realizar tu propio evento en poco tiempo.

Top 5 de Empresas de eventos virtuales en México

  1. Virtway Events
  2. Salgado Eventos
  3. Coco Digital Marketing
  4. Cre Arte Events
  5. Agencia SIM

Top 5 de Empresas de eventos virtuales en España

  1. Agente 360 Virtual Events
  2. Tu Fabrica de Eventos
  3. Event Movi
  4. Weezevent
  5. Gestipolis Eventos

Top 5 de Empresas de eventos virtuales en Perú

  1. Enubes
  2. Stato
  3. Stringnet
  4. Tus Eteventos
  5. Walcon Virtual

Top 5 de Empresas de eventos virtuales en Argentina

  1. Proyecciones Digitales
  2. Evento al Mundo
  3. Events Virtuales Ar
  4. Proyecciones net
  5. Orquídea Tech

Top 5 de Empresas de eventos virtuales en Colombia

  1. Evento Virtual Co
  2. Sago Eeventos
  3. Events Road
  4. Vass Producciones
  5. Corferias

14 consejos para que desarrollares un evento virtual exitoso

Aquí te comparto una recopilación de consejos realizada por expertos para el desarrollo exitoso de un evento virtual exitoso:

1.- Defina su objetivo

Antes de empezar a planificar su evento virtual, es importante definir su objetivo. ¿Qué quiere conseguir? Una vez que haya aclarado su objetivo, podrá priorizar los elementos de su evento y asegurarse de que todos los aspectos contribuyen a lograr el resultado deseado. Hay muchas razones por las que puede optar por organizar un evento virtual. Puede ser que su sector requiera viajar con frecuencia, o que tenga una gran audiencia que no pueda asistir físicamente a los eventos. Puede que intente captar a un público que actualmente no puede asistir en persona organizando un evento en línea.

A la hora de seleccionar un tema para su evento virtual, asegúrese de que el tema esté en consonancia con su objetivo principal. Si su objetivo principal es la generación de clientes potenciales, por ejemplo, elija un tema que atraiga a los clientes potenciales. Si su objetivo es aumentar el conocimiento de la marca, elija un tema que atraiga a su público principal. Los eventos virtuales pueden ser una forma eficaz de promocionar su producto o servicio, y pueden adaptarse a su público objetivo. Sin embargo, también pueden ser muy costosos si no se toma el tiempo necesario para planificarlos adecuadamente. Si está planeando un evento virtual, asegúrese de seguir estos consejos para crear un evento exitoso que cumpla sus objetivos.

2.- Planificar con antelación

Un error común que cometen muchas marcas es no planificar su evento virtual con suficiente antelación. Aunque es posible organizar un evento con rapidez, también es mucho más fácil planificar un evento con antelación, para poder aprovechar al máximo el tiempo. Además, si planifica con antelación, tendrá más posibilidades de conseguir un lugar de celebración, contratar a un orador o conseguir otros recursos. Si planea un evento de gran envergadura, también querrá asegurarse de que dispone de tiempo suficiente para promocionarlo y darlo a conocer a su público. Si su evento forma parte de una campaña más amplia, las marcas suelen coordinar varios eventos que se celebran en diferentes momentos, por lo que es aún más importante asegurarse de que dispone de tiempo suficiente para planificar. Con la planificación adecuada, puede organizar un evento virtual de éxito que proporcione un valor excelente a su marca y a su público. Puede crear un calendario detallado que le ayude a mantenerse organizado y en el buen camino, y que le permita ajustar su planificación según sea necesario. También puede utilizar una plataforma de eventos virtuales que le ayude a planificar y organizar su evento.

Si vas a organizar un evento virtual, es importante que lo planifiques con antelación para asegurarte de que tienes todo lo que necesitas para que sea un éxito. Debe empezar por enumerar los temas que desea tratar, así como los invitados especiales que le gustaría invitar a su evento. A continuación, tendrá que decidir la fecha y la hora. Tenga en cuenta las diferencias regionales que puedan afectar a la capacidad de participación de su público. También tendrá que decidir dónde se celebrará el acto y el formato en el que se llevará a cabo. También debe tener en cuenta la tecnología que utilizará durante el acto. ¿Utilizará la videoconferencia? ¿Los miembros del público utilizarán sus propios dispositivos para participar en el acto? Tener un plan claro le permitirá tener todo preparado con antelación y asegurarse de que el acto se desarrolle sin problemas. También facilitará la promoción del acto, ya que los asistentes sabrán lo que pueden esperar.

3.- Elegir la plataforma de eventos virtuales adecuada

A la hora de seleccionar una plataforma para su evento virtual, es importante elegir una que sea fácil de usar y que tenga todas las características necesarias. Para facilitar el proceso, considere la posibilidad de asociarse con una empresa de alojamiento de eventos virtuales. Estas empresas pueden ayudarle a seleccionar la mejor plataforma para su evento, además de proporcionarle apoyo adicional. Al seleccionar la plataforma de eventos virtuales adecuada, puede asegurarse de que su evento sea fácil de navegar y atractivo. A continuación se indican algunos aspectos que debe tener en cuenta al seleccionar una plataforma para su evento virtual: – Asegúrese de que la plataforma ofrece todas las características que necesita para su evento. Esto incluye funciones como la votación en directo, la transmisión de vídeo y la moderación de los invitados. – Selecciona una plataforma que sea fácil de usar y que sea compatible con tu ordenador o dispositivo móvil. Esto ayudará a garantizar que su evento se desarrolle sin problemas.

Al planificar su evento, es importante elegir la plataforma de eventos virtuales adecuada. Hay muchas plataformas de eventos virtuales disponibles, y éstas pueden variar en términos de coste, características y funciones. Usted querrá asegurarse de seleccionar una plataforma que se alinee con sus objetivos, presupuesto y las necesidades de su evento. Hay varias plataformas de eventos virtuales disponibles, cada una con sus propias características y funcionalidades. También hay que tener en cuenta varios factores a la hora de elegir una plataforma, como el coste, la facilidad de uso y las características.

El tipo de plataforma que elija para su evento virtual dependerá de sus necesidades específicas, así como de las necesidades de su público. Hay muchas plataformas de eventos virtuales disponibles, pero es importante elegir una que se adapte bien a sus necesidades específicas. Dependiendo de sus objetivos, es posible que desee elegir una plataforma de eventos virtuales que ofrezca muchas integraciones en las redes sociales para facilitar que su público comparta la información de su evento con sus redes. Por otra parte, es posible que desee una plataforma que le ofrezca la posibilidad de crear una página de aterrizaje personalizada para recoger las direcciones de correo electrónico de su público.

4.- Organiza tu equipo de eventos virtuales

Uno de los pasos más importantes en el proceso de planificación de un evento virtual es organizar el equipo. Esto incluye a todos los miembros del departamento de marketing que participarán en el proceso de planificación, así como a los productores de su evento virtual. Los productores de eventos virtuales se dividen generalmente en dos categorías: remotos y presenciales. Los productores remotos son responsables de la producción de audio y vídeo del evento, así como de la gestión de la moderación de la plataforma de debate. Los productores in situ, por su parte, se encargan de las mismas tareas, pero están físicamente presentes en el evento con el resto del equipo. Los productores in situ pueden ofrecer una atención más personalizada a sus invitados, y se recomiendan para eventos más grandes. Cuando empiece a organizar su equipo de eventos virtuales, aquí tiene algunos consejos que debe tener en cuenta: – Su equipo de eventos virtuales debe incluir representantes de varios departamentos. Esto le ayudará a garantizar que su evento ofrezca todo el potencial de su marca. – Al elegir un moderador, asegúrese de seleccionar a alguien que sea atractivo y no se convierta en una distracción. Si es posible, seleccione un moderador que tenga experiencia en moderar foros de debate en línea.

Otro aspecto importante de la planificación de un evento virtual exitoso es la organización de su equipo de eventos. Es posible que quieras invitar a otros empleados de tu empresa a participar en el evento, para que puedan organizar una mesa redonda, compartir su experiencia o contribuir de otra manera. También puede invitar a otros expertos a participar en su evento como ponentes. Esto puede hacer que su evento sea más atractivo y ayudarle a alcanzar sus objetivos. También puede invitar a los miembros de su audiencia a participar en el evento, ya sea compartiendo vídeos o haciendo preguntas. También puede utilizar una plataforma de eventos para ayudarle a organizar su equipo de eventos. Esto puede incluir cosas como una lista integrada para la gestión de los asistentes, y una herramienta de comunicación para comunicarse con los miembros de su equipo de eventos.

Su equipo de eventos virtuales será el responsable del éxito de su evento. Es importante elegir a los miembros del equipo que tengan las habilidades adecuadas no sólo para hacer que su evento sea un éxito, sino también para asegurarse de que el evento se desarrolle sin problemas. Es una buena idea contar con varias personas en el equipo. Esto ayudará a cubrir problemas inesperados, o le permitirá ampliar el evento si es necesario. También es útil asignar a cada miembro del equipo una función específica. Esto ayudará a mantener a todo el mundo en la tarea, así como a facilitar la delegación de tareas. Para asegurarte de que todo el mundo está en la misma línea, también deberías crear un calendario de planificación del evento. Así te asegurarás de que todo el mundo está trabajando en lo que debe, y mantendrás el evento dentro de los plazos previstos.

5.-  Crear un programa sólido

Otro elemento importante en la planificación de un evento de éxito es la creación de un programa sólido. Esto incluye todo, desde la agenda hasta los ponentes, los temas y el contenido. Debe seleccionar a los ponentes y los temas que atraigan a su público y le aporten valor, además de ayudarle a alcanzar sus objetivos para el evento. También debe asegurarse de crear un programa claro y conciso, para que los asistentes entiendan lo que obtendrán del evento y vean cómo se relaciona con los temas que les interesan. También puede utilizar una plataforma de eventos para ayudarle a crear un programa. Esto puede incluir cosas como un constructor de agenda incorporado, la capacidad de añadir vídeo, audio y otros contenidos, y más. Esto puede facilitar la creación de un programa que sea funcional y atractivo.

El programa es la columna vertebral de cualquier evento, y los eventos virtuales no son una excepción. Lo ideal es que el programa esté a disposición de los participantes con antelación, para que puedan preparar preguntas o temas de interés. También debe incluir los títulos de las sesiones y un breve resumen de la presentación de cada ponente. Esto ayudará a garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y que todos los participantes se mantengan en el tema. Para crear un programa sólido, tendrá que decidir los temas y los ponentes de su evento. A continuación le ofrecemos algunos consejos que debe tener en cuenta a la hora de seleccionar los temas y los ponentes: – Cuando elija los temas, intente seleccionar una mezcla de temas que interesen a una variedad de personas. Una amplia selección de temas ayudará a garantizar que el acto resulte atractivo para un amplio abanico de participantes. – Seleccione ponentes que sean expertos en sus campos. Los temas tratados por expertos son mucho más interesantes y aplicables al público en general que los tratados por personas sin experiencia o conocimientos en la materia. – Cuando elija a los ponentes, intente seleccionar una amplia gama de personas que representen diversas profesiones e industrias. Esto ayudará a garantizar que el evento atraiga a una gran variedad de personas.

El programa de su evento virtual debe estar tan bien elaborado como el de un evento físico. Es una buena idea crear un esquema visual de su programa para cada asistente, y hacer que sea fácil de seguir. Esto ayudará a eliminar la confusión y facilitará que el público pueda seguirlo aunque se pierda algo. También debe pensar en el orden de su programa, así como en el flujo de información a lo largo del evento.

6.- Disponga de un equipo de audio de calidad

El audio es uno de los aspectos que más se pasan por alto en los eventos virtuales, aunque quizá sea el más importante. Un audio deficiente no sólo puede distraer a los participantes y crear una imagen poco profesional, sino que también puede dificultar la comprensión de los oradores. Si tiene previsto contar con ponentes in situ, puede seleccionar micrófonos que se adapten tanto a los ponentes como a los invitados virtuales. Sin embargo, si piensas utilizar sólo invitados virtuales, tendrás que invertir en un micrófono de alta calidad. Los micrófonos están disponibles en una amplia gama de precios, así que puedes encontrar uno que se ajuste a tu presupuesto. Hay algunas cosas que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar un micrófono para tu evento virtual: – Si piensas utilizar un micrófono con cable, asegúrate de que es un cable de alta calidad. Los cables mal hechos pueden crear estática y otros ruidos que serán captados por el micrófono. – Si piensas utilizar un micrófono inalámbrico, asegúrate de elegir una marca fiable. Los micrófonos inalámbricos pueden ser frágiles y propensos a las interferencias.

Si estás planeando grabar el evento, también es importante que te asegures de tener un buen equipo de audio. Quieres que tu evento sea una experiencia de alta calidad tanto para los asistentes como para los que escuchan a distancia, y el equipo de audio es un componente clave para ello. Si utilizas una plataforma de eventos virtuales, es probable que tengas acceso a algún equipo de audio. También puede utilizar su propio equipo, o comprar una configuración de audio de alta calidad para el evento. Entre los equipos más útiles se encuentran los micrófonos de alta calidad y un mezclador o una interfaz de audio para conectar diferentes equipos y facilitar la gestión de los niveles de audio. También puede considerar la posibilidad de utilizar auriculares con cancelación de ruido, que pueden ayudar a reducir el ruido de fondo y facilitar que los oyentes se concentren en los oradores.

Dependiendo del tipo de evento que organices, el audio puede ser un elemento importante o no. Sin embargo, es importante que te asegures de tener un equipo de audio de calidad, y que cada asistente pueda escuchar todo con claridad. Esto es especialmente importante si organizas un evento en directo. Si utilizas una plataforma de eventos virtuales y tu evento está pregrabado, puedes utilizar un micrófono de menor calidad, pero sigue siendo una buena idea asegurarte de que tus invitados puedan oírse con claridad. Asegúrate de probar tu equipo de audio antes del evento y realiza los ajustes necesarios.

7.- No descuides la grabación de vídeo

El vídeo es el siguiente aspecto más importante de la tecnología para eventos virtuales. Aunque el audio de alta calidad es necesario, no es tan importante como el vídeo de alta calidad. Una mala calidad de vídeo puede distraer mucho, y también puede dificultar que los invitados entiendan el contenido del orador. Hay algunos factores que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar una cámara de vídeo para su evento virtual: – Asegúrese de que la cámara tiene suficiente resolución para captar claramente las caras de los invitados. – Si tiene previsto contar con invitados in situ, asegúrese de que la cámara sea lo suficientemente pequeña como para que quepan tanto el orador como los invitados. Si sólo vas a tener invitados virtuales, una cámara más grande proporcionará una mejor imagen.

Dependiendo del tipo de evento que organices, y del tipo de contenido que quieras producir, es importante grabar vídeo en tu evento virtual. Esto no sólo le permitirá crear contenido para compartir después del evento, sino que también ayudará a solidificar la importancia del evento para su audiencia. Si graba un vídeo durante el evento, asegúrese de seleccionar un ángulo de cámara que capte los elementos visuales más importantes. También debería considerar la posibilidad de utilizar un software de videoconferencia con capacidad de grabación de vídeo. Esto le ayudará a asegurarse de que su vídeo es coherente en todos los dispositivos y de que no se pierde ningún elemento visual importante.

Si tienes previsto grabar un vídeo de tu evento virtual, asegúrate de contar con una cámara y un operador. El vídeo es una parte importante de un evento de alta calidad, y puede ayudar a aumentar la participación, así como facilitar que la gente comparta su evento. Aunque la mayoría de los equipos de audio están diseñados para ser utilizados tanto para el audio como para el vídeo, es importante asegurarse de que son de alta calidad para el vídeo. También hay que asegurarse de tener el equipo adecuado para el evento. Por ejemplo, puedes considerar el uso de un trípode para la cámara, para asegurarte de que la cámara no se mueva y cree un vídeo movido.

8.- No escatimes en tecnología

La tecnología es una parte importante de los eventos virtuales y es importante asegurarse de no escatimar en ella. Deberás asegurarte de que tienes una buena conexión a Internet y de que tu tecnología es fiable. Incluso es posible que quieras probar tu tecnología en diferentes momentos para asegurarte de que será capaz de gestionar tu evento sin ningún problema. Además, no te olvides de la importancia de un buen plan de asientos. Puede parecer una tontería, pero el lugar en el que se sientan tus invitados puede tener un gran impacto en cómo se sienten en el evento. Es importante asegurarse de que todos puedan ver la pantalla, y que todos se sientan parte del evento. Esto ayudará a que todos tengan una buena experiencia.

Los elementos visuales y de audio mal hechos o de baja calidad no sólo arruinarán el evento, sino que también pueden dañar su marca. Esto puede evitarse fácilmente invirtiendo en equipos visuales y de audio de alta calidad. Invertir en una cámara y unos micrófonos de calidad garantizará que tus invitados puedan apreciar plenamente el evento y que éste no se vea arruinado por unos visuales de mala calidad. Aunque invertir en tecnología de alta calidad puede resultar caro, es esencial para producir un evento de alta calidad. Si tiene un presupuesto ajustado, también puede considerar la posibilidad de asociarse con una empresa de tecnología para que le ayude a producir su evento.

9.- Conoce a tu público

Otro consejo importante para organizar un evento virtual con éxito es asegurarse de conocer a su público. Esto le ayudará a elegir los temas y los ponentes que atraigan a su público, y a hacer que su evento sea más atractivo y valioso. También puede ayudarle a promocionar mejor su evento, haciéndolo más relevante para un público más amplio. Puede utilizar la investigación de la audiencia para fundamentar sus decisiones y facilitar el atractivo para una amplia gama de personas. También puede considerar la posibilidad de invitar a miembros de su público a participar en el acto. Esto puede ayudarle a hacer que el acto sea más atractivo y ofrecer una mejor experiencia a los asistentes. También puede ayudarle a conocer mejor a su público, lo que le facilitará ofrecer contenidos relevantes para él.

Cuando empiece a planificar su evento, asegúrese de investigar un poco para conocer mejor a su público objetivo. Esto le ayudará a seleccionar los mejores temas para su evento y le ayudará a crear un evento realmente atractivo. Esta investigación también le ayudará a seleccionar el momento ideal para celebrar su evento. A la hora de organizar un evento, es importante tener en cuenta a su público objetivo. Seleccione una hora que permita a su público asistir al evento y que al mismo tiempo se adapte a sus apretadas agendas. También puede seleccionar una hora que le permita centrarse en su evento sin dejar de estar disponible para su público.

Cuando se trata de eventos virtuales, es importante conocer a su público. Esto le ayudará a asegurarse de que su evento llega a las personas que más lo necesitan, y que se presenta de una manera que resuena con ellos. Puede hacerse una idea más precisa de su público realizando encuestas y observando los datos demográficos de sus seguidores actuales. También puede conocer mejor a su público mediante investigaciones adicionales, como la revisión de los temas más populares de su sector. También debe pensar en los tipos de dispositivos que su audiencia utilizará para participar en su evento. Si está organizando un seminario web, por ejemplo, debe asegurarse de que su evento sea accesible en todos los dispositivos. Esto incluye asegurarse de que los elementos visuales sean fáciles de ver, así como de que el audio sea fácil de escuchar.

10.- Organizar un concurso o sorteo

Si quiere aumentar la asistencia y crear una experiencia de evento virtual más atractiva, puede considerar la posibilidad de organizar un concurso o sorteo. Hacerlo puede ayudarte a generar más expectación para tu evento, atrayendo a más gente y aumentando las posibilidades de que los asistentes compartan tu evento con otros. Un concurso o sorteo también puede ayudarle a recoger más clientes potenciales para su campaña, al incluir un formulario para que los asistentes se inscriban en su lista de correo. Los concursos y sorteos pueden ser una gran manera de hacer que su evento virtual sea más divertido, y ayudar a fomentar una audiencia más comprometida. Puede elegir entre una variedad de tipos de concursos y sorteos, lo que hace más fácil encontrar uno que se ajuste a su evento y a sus objetivos. También puedes utilizar una plataforma de eventos para que te ayude a organizar tu concurso o sorteo.

11.- Promover con responsabilidad

Organizar un evento virtual con éxito requiere una promoción cuidadosa, especialmente si planeas abrirlo a una audiencia mayor. Debes asegurarte de que no estás fomentando el spam u otros comportamientos abusivos, que pueden dañar tu marca. Aunque la mejor manera de evitarlo es promocionar el evento de forma responsable, puede ser útil seguir algunas buenas prácticas. Por ejemplo, tenga cuidado de dónde promociona su evento, y cuántas veces, para asegurarse de que no proporciona una mala experiencia a los demás. También puedes evitar promocionar tu evento entre personas que no estén interesadas en él. Hacerlo puede ayudar a prevenir el spam y a evitar la atención negativa de los participantes en el evento. Puede considerar la posibilidad de promocionar su evento entre grupos o individuos que puedan estar interesados en asistir, pero que normalmente no participan en eventos virtuales. Hacerlo puede ayudarle a que su evento tenga éxito, y puede atraer a un nuevo público para sus futuros eventos.

12.- No tenga miedo de explorar diferentes plataformas

Como se ha mencionado anteriormente, el tipo de plataforma que elija dependerá de sus necesidades específicas, así como de las necesidades de su público. Sin embargo, hay muchas plataformas de eventos virtuales disponibles, y es importante no tener miedo de explorar diferentes plataformas. Querrá elegir una plataforma que ofrezca las características que necesita para que su evento sea un éxito. También es importante encontrar una plataforma que su público utilice. Organizar eventos virtuales tiene muchas ventajas. Son rentables, fáciles de organizar y le permiten llegar a una audiencia global con facilidad. Los eventos virtuales son también una forma estupenda de relacionarse con su público y le brindan la oportunidad de compartir sus conocimientos y experiencia. Siguiendo nuestros 3 consejos principales para organizar eventos virtuales con éxito, podrá maximizar el impacto de su evento y asegurarse de que sea un éxito.

13.- Utiliza influencers

Puede crear un evento más atractivo e interactivo asociándose con personas influyentes que tengan un amplio número de seguidores. Esto no sólo ayudará a aumentar la exposición de la marca, sino que también le proporcionará contenido de alta calidad que puede reutilizar en varias plataformas. Si planea asociarse con influencers, asegúrese de seleccionar algunos que tengan el mismo objetivo que usted. Esto asegurará que todos los invitados estén en línea con el tema del evento. Si decides asociarte con influencers, aquí tienes algunos consejos que debes tener en cuenta: – Seleccione invitados que sean relevantes para su evento. Esto ayudará a garantizar que los invitados sean atractivos y también le ayudará a evitar cualquier problema de seguridad de la marca. – Asegúrate de ponerte en contacto con los influencers al menos dos semanas antes de tu evento para que tengan tiempo suficiente para prepararse.

14.- Mantenga el contenido corto y dulce

Por último, es conveniente que el contenido sea breve y dulce. Esto se aplica a todos los componentes de su evento virtual, incluyendo la longitud de la agenda, la duración de las charlas y la duración de las pausas y otros eventos. Mantener el contenido corto y dulce puede ayudar a que el evento sea más atractivo y a que los asistentes se concentren en el contenido. Esto también puede ayudar a que el evento sea más accesible para un público más amplio. Puede utilizar una plataforma para eventos que le ayude a mantener el contenido breve

Conclusiones sobre los eventos virtuales

La industria de eventos virtuales ha demostrado ser resistente y adaptable al cambio. Los efectos globales de la pandemia pueden haber dado paso al auge de los eventos en línea, pero su viabilidad y accesibilidad les han asegurado un lugar en muchas industrias. Podemos estar seguros de que los eventos virtuales e híbridos no desaparecerán pronto.

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Sobre el autor

Especialista SEO en Agencia SEO | Web

Hola, soy Saul Roman experto en SEO y consultor SEO en Lima, especialista en herramientas como Google Search Console, Google Tag, Google Analytics, Semrush, Ahrefs, Ubersuggest, Screaming entre otras. Cuento con amplia experiencia trabajando en Agencia seo como webmaster y SEO.

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